Finche’ il problema non viene reso visibile e’ garantito che non verra’ risolto (citazione di Margaret Heffernan)

mailbox-intasata-di-email-troppi-messaggiNon so quante volte vi sia capitato di sentire qualcuno lamentarsi di ricevere troppe email, ho perso pure il conto del numero di volte che l’ho sentito con le mie orecchie, tanto è una lamentela frequente.

Ultimamente ad alcuni di noi sarà anche capitato di leggere di aziende che hanno regolamentato l’uso delle email, con vasta eco e buon numero di commenti che reputano interessante questo approccio. Basterebbe una maggiore diffusione delle tematiche di problem solving per capire che questo approccio non può costituire una soluzione.
Arriviamoci per gradi.

Ha senso limitare l’uso di un mezzo di comunicazione asincrono come l’email, mezzo che per definizione non garantisce (e non obbliga a dare) una risposta immediata?

Il Problem Solving ci insegna che alla base dei problemi ci sono processi che non soddisfano le aspettative.
Le email sono un processo o sono più banalmente uno strumento?
La differenza tra l’uno e l’altro è determinante…. se escludiamo che le email costituiscano un processo allora potremo escludere che possa essere di qualche utilità regolamentarle per risolvere il problema.
Su Wikipedia leggo che “uno strumento è un mezzo per svolgere una determinata attività”, mentre “un processo è un insieme di attività collegate tra loro per creare valore”.
Pare proprio che le email rientrino molto bene nella definizione di strumento, sono un mezzo di comunicazione, libero e flessibile, attraverso il quale possono essere svolte anche parti di processi di lavoro, ma non sono loro stesse un processo.

Lasciatemi quindi proporre una visione un po’ differente dal solito: immaginiamo la mailbox come un retìno che, oltre allo spam, accalappia buona parte delle comunicazioni che servono a far funzionare i processi. Quanto più i processi sono carenti tanto più vengono veicolate informazioni attraverso le email. Se invece i processi funzionano non c’è bisogno di proliferare con le email per chiarire ciò che va fatto.

Permettetemi di andare al punto, siamo sicuri che limitando l’uso delle email non si stia commettendo un grosso errore? È come evitare di pesarsi sulla bilancia per non di vedere che siamo ingrassati.
È come non guardare il tachimetro come soluzione per non andare forte in auto.
Se le email non sono il processo, ma sono uno strumento che misura e rende evidenti le carenze di un processo, che soluzione è quella di agire al livello della misurazione? E’ come sabotare la bilancia per pesare 10 kg in meno!
Inoltre, una eventuale limitazione alle email troverebbe facile sfogo mediante telefonate, email personali, sms, mms, whatzapp, skype, viber, facebook, ecc. solo per citarne alcuni.

No, non credo che sia questa la soluzione.

Pensiamo invece alle email come l’evidenza che sia necessario scambiare le informazioni che per qualche motivo non sono disponibili perchè il processo di lavoro non lo garantisce.
Se i processi fossero completi ed affidabili quante email in meno girerebbero?

La risposta è nella nostra mailbox.

Proviamo a verificare periodicamente quali comunicazioni intasano la nostra email, capiremo come l’eccessivo numero di email sia una fonte preziosa di informazioni, ci dice quali processi vanno migliorati.
La possibilità di ridurre il numero dei messaggi passa necessariamente attraverso l’individuazione delle comunicazioni fuori controllo, quelle che scaturiscono dal processo che innesca la necessità di procedere con scambi di informazioni tramite la posta elettronica.
Sistemiamo il processo e vedremo come le email diminuiranno.

Mangiando meno e/o facendo sport la bilancia dirà che pesiamo meno, senza doverla manomettere.
Se, invece, rendiamo il problema poco visibile è garantito che non lo risolveremo.

 

 

Testo a cura di Ivan Fantin – ripreso dal gruppo Linkedin: Strategie competitive e modelli di business

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